Η δημιουργία και η διαχείριση μιας απομακρυσμένης ομάδας δεν είναι εύκολη υπόθεση. Υπάρχουν τόσα πολλά πράγματα που μπορούν να επηρεάσουν την απόδοση της ομάδας σας εάν δεν τα χειριστείτε σωστά.
Μετά τον Covid-19, η εργασία από το σπίτι έχει γίνει το νέο φυσιολογικό. Πολλές επιχειρήσεις εξακολουθούν να λειτουργούν σε απομακρυσμένα περιβάλλοντα. Και η σκληρή πραγματικότητα είναι ότι υπάρχουν πράγματα που πρέπει να διαχειριστούν σωστά για να διασφαλιστεί η ομαδική επικοινωνία.
Στην πραγματικότητα, γίνεται ακόμη πιο δύσκολο να δημιουργήσεις μια κουλτούρα γραφείου χωρίς φυσικό γραφείο. Και εκεί ακριβώς πρέπει να έχετε μερικές δυνατές και αποτελεσματικές λύσεις.
Γιατί; Επειδή η χρήση εργαλείων μπορεί να λύσει γρήγορα τα περισσότερα προβλήματα με ευκολία. Θα συζητήσουμε μερικές κορυφαίες απομακρυσμένες λύσεις για τον εξορθολογισμό της απομακρυσμένης επικοινωνίας ομάδας.
Λοιπόν, ας ξεκινήσουμε!
Παρουσιάστε τα Εργαλεία συνομιλίας
Όταν πρόκειται για εργαλεία συνομιλίας, σκεφτείτε τα ως το κεντρικό κέντρο όλων των αλληλεπιδράσεων της ομάδας σας. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να ανεβάζουν αρχεία, να αναφέρουν συναδέλφους και ακόμη και να ενσωματώνουν εφαρμογές τρίτων όπως το Google Drive.
Η ομορφιά του Microsoft Teams έγκειται στην ενσωμάτωσή του με το Office 365. Εδώ, μπορείτε να συνεργαστείτε σε ένα έγγραφο του Word ενώ το συζητάτε σε πραγματικό χρόνο.
Το Zoom, αν και είναι κυρίως εργαλείο τηλεδιάσκεψης, προσφέρει επίσης λειτουργίες συνομιλίας. Είναι σαν να έχετε το ψυγείο νερού του γραφείου σας, την αίθουσα συνεδριάσεων και τον χώρο του γραφείου σας σε ένα.
Ασφαλής απομακρυσμένη πρόσβαση
Η ευκολία χρήσης υπηρεσιών απομακρυσμένης επιφάνειας εργασίας έγκειται στην απλότητα και την αποτελεσματικότητά τους. Υπάρχουν πολλά εργαλεία που σας επιτρέπουν να διαχειρίζεστε τους απομακρυσμένους επιτραπέζιους υπολογιστές σας με ευκολία.
Η χρήση ασφαλών εργαλείων, ειδικά εκείνων που παρέχουν γρήγορες, ασφαλείς και αξιόπιστες λύσεις απομακρυσμένης επιφάνειας εργασίας και παρακολούθησης, μπορεί να είναι κατάλληλη για το απομακρυσμένο γραφείο σας.
Προκειμένου να καταστεί απομακρυσμένη επιφάνεια εργασίας peer to peer συνδέσεις πιο επεκτάσιμες και ασφαλείς, πρέπει να αναζητήσετε λύσεις που δεν ακολουθούν απλώς την παλιά τεχνολογία P2P παλαιού τύπου.
Ωστόσο, πρέπει να αναζητήσετε λύσεις που χρησιμοποιούν την τεχνολογία απομακρυσμένης επιφάνειας εργασίας ICEngine peer-to-peer για τη σύνδεση δύο συσκευών.
Αντίθετα, εργαστείτε σε κάποια προηγμένη τεχνολογία για να ασφαλίσετε το απομακρυσμένο περιβάλλον εργασίας σας. Είναι ένα ανεπαρκώς χρησιμοποιημένο αλλά ισχυρό εργαλείο που φέρνει μια νέα διάσταση στην απομακρυσμένη εργασία.
Οδηγίες επικοινωνίας και εθιμοτυπία
Η θέσπιση οδηγιών επικοινωνίας και εθιμοτυπίας είναι ζωτικής σημασίας για τις απομακρυσμένες ομάδες. Ένα τεκμηριωμένο σύνολο κανόνων που καθορίζουν τους αναμενόμενους χρόνους απόκρισης, τις συμβάσεις της γραμμής θέματος του email και τη σωστή χρήση διαφόρων καναλιών επικοινωνίας αποτρέπει την κακή επικοινωνία.
Εξασφαλίζει ότι κάθε μέλος της ομάδας συμμορφώνεται με τα προτιμώμενα πρότυπα επικοινωνίας της ομάδας, προωθώντας τη σαφήνεια και τη συνέπεια στις απομακρυσμένες αλληλεπιδράσεις.
Εσωτερικά Wiki και Γνωσιακές Βάσεις
Ένα εσωτερικό wiki δεν είναι απλώς ένα αποθετήριο, αλλά και ένα ζωντανό έγγραφο που αναπτύσσεται με την εμπειρία και τις ανάγκες της ομάδας σας.
Το Notion, για παράδειγμα, παρέχει πρότυπα για σημειώσεις συσκέψεων, σχέδια έργου και άλλα. Το Confluence προσφέρει προηγμένες λειτουργίες αναζήτησης, έτσι ώστε καμία πληροφορία να μην χάνεται ποτέ πραγματικά.
Το GitBook παρέχει μια καθαρή, φιλική προς το χρήστη διεπαφή που κάνει τη δημιουργία και την πλοήγηση τεκμηρίωσης παιχνιδάκι.
Virtual Whiteboards: The Future of Brainstorming
Πέρασαν οι εποχές που ο δημιουργικός καταιγισμός ιδεών περιοριζόταν σε φυσικούς χώρους. Οι εικονικοί πίνακες όπως το Miro και το MURAL έχουν μεταμορφώσει αυτή τη διαδικασία.
Αυτές οι πλατφόρμες προσφέρουν άπειρους χώρους σε καμβά όπου τα μέλη της ομάδας μπορούν να σχεδιάσουν ιδέες, να δημιουργήσουν διαγράμματα ροής και ακόμη και να ψηφίσουν διαφορετικές έννοιες.
Κολλώδεις νότες, σχήματα, γραμμές, όλα όσα χρειάζεστε είναι μόνο ένα κλικ μακριά.
Τι είναι ακόμα καλύτερο;
Αυτοί οι πίνακες συνεργάζονται σε πραγματικό χρόνο, καθιστώντας τους ιδανικούς για ομάδες που είναι κατανεμημένες γεωγραφικά.
Λογισμικό παρακολούθησης χρόνου για ενίσχυση της λογοδοσίας
Ενώ η απομακρυσμένη εργασία προσφέρει ελευθερία, απαιτεί επίσης υπευθυνότητα. Λογισμικό παρακολούθησης χρόνου Όπως το Time Doctor, το Clockify ή το Harvest βοηθάει στο να τηρούνται όλοι υπεύθυνοι.
Αυτά τα εργαλεία παρέχουν πληροφορίες για το πώς κάθε μέλος της ομάδας ξοδεύει τις ώρες εργασίας του. Οι διαχειριστές μπορούν να δουν ποια έργα απαιτούν χρόνο και να εντοπίσουν τα σημεία συμφόρησης.
Αυτά τα εργαλεία συχνά συνοδεύονται από στιγμιότυπα οθόνης και λειτουργίες παρακολούθησης ιστότοπου, διασφαλίζοντας ότι οι ώρες εργασίας είναι παραγωγικές.
Ενσωματώνονται επίσης με άλλες πλατφόρμες όπως το Asana ή το Slack, καθιστώντας ευκολότερο τον χρόνο που δαπανάται απευθείας με τις εργασίες.
Υπηρεσίες κοινής χρήσης αρχείων
Η αποστολή μεγάλων αρχείων μέσω email είναι επαχθής και αναποτελεσματική. Εκεί μπαίνουν στο παιχνίδι οι υπηρεσίες κοινής χρήσης αρχείων όπως το Dropbox, το Google Drive και το OneDrive.
Αυτές οι πλατφόρμες προσφέρουν ασφαλή, αποθήκευση που βασίζεται σε σύννεφο όπου τα αρχεία μπορούν να μεταφορτωθούν και να έχουν πρόσβαση τα μέλη της ομάδας.
Το ιστορικό εκδόσεων διασφαλίζει ότι οι αλλαγές μπορούν να εντοπιστούν και μπορούν να οριστούν δικαιώματα για τον έλεγχο του ποιος μπορεί να δει τι. Για ευαίσθητες πληροφορίες, η κρυπτογράφηση και ο έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων προσθέτουν ένα επιπλέον επίπεδο ασφάλειας.
Τυλίγοντας τα όλα
Η ομαλή επικοινωνία είναι η ραχοκοκαλιά κάθε απομακρυσμένης ομάδας. Ενώ μπορεί να υπάρχει μια θάλασσα από εργαλεία και πλατφόρμες για να διαλέξετε, η επιλογή των σωστών μπορεί να κάνει τη διαφορά. Οι λύσεις που συζητούνται εδώ είναι βέβαιο ότι θα αυξήσουν την επικοινωνία της απομακρυσμένης ομάδας σας. Προχωρήστε, λοιπόν, δοκιμάστε αυτές τις κορυφαίες λύσεις και δείτε την ομάδα σας να ανθίζει!
